MORECA S.A.S
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. 1. MARCO LEGAL
      
      El tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, y demás normas que las complementen, modifiquen o deroguen.
      
      
   2. DEFINICIONES
      
      Para efectos de la presente política, se acogerán las definiciones legales de los siguientes términos:
      
      • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
      • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
      • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
      • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
      • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
      • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
      • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
      • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
      • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
      • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
      • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
      • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
      
      
   3. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
      
      Para el Tratamiento de los Datos Personales, MORECA S.A.S tendrá en cuenta los siguientes principios:
      
      • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a lo establecido en las leyes aplicables en la materia para Colombia y en las demás disposiciones que desarrollen estas leyes.
      • Principio de finalidad: el Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley de Colombia, la cual será informada al Titular de los Datos Personales.
      • Principio de libertad: el Tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
      • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
      • Principio de transparencia: en el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de MORECA S.A.S o su Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
      • Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de las leyes aplicables para la materia y, de manera particular, de esta Política. Los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
      • Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por MORECA S.A.S o su Encargado del Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      • Principio de confidencialidad: todo el Personal de MORECA S.A.S que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales que no tenga la naturaleza de públicos, estará obligado a garantizar la reserva de los mismos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
      
      
   4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
      
      Nombre: MORECA S.A.S.
      NIT: 901824453-8
      Domicilio: Calle 140 # 18a-27 Bogotá D.C.
      Teléfono: 601-7022373
      Correo electrónico: [email protected]
      Establecimiento de comercio del Responsable: Restaurante Diestro
      
      
   5. AMBITO DE APLICACIÓN
      
      La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con la empresa MORECA S.A.S, a saber, empleados, ex empleados, clientes, proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de MORECA S.A.S.
      
      
   6. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
      
      La autorización del titular para el tratamiento de sus datos puede constar por medio físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro que pueda ser posteriormente consultado y consista en prueba de la autorización dada de manera escrita o verbal, o mediante conductas inequívocas del titular de los datos que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Algunos mecanismos mediante los que el titular puede manifestar su autorización son firmas, correos electrónicos y autorizaciones verbales, entre otras.
      
      MORECA S.A.S conservará la prueba de las autorizaciones dadas por los titulares para el tratamiento de sus datos.
      
      Cuando la obtención de los Datos Personales se derive de la celebración de un contrato, los términos y condiciones particulares del Tratamiento de los mismos se encontrarán documentados en los contratos suscritos con los Titulares. Por lo anterior, cuando un proveedor, trabajador, o, excepcionalmente, un cliente, firme el correspondiente contrato, se dará por entendido que está dando su consentimiento, expreso e informado, para que MORECA S.A.S realice el Tratamiento de su información.
      
      Asimismo, cuando los Titulares de los Datos Personales entreguen su información a MORECA S.A.S de manera voluntaria y unilateral, se entenderá que dieron su autorización expresa para el Tratamiento de estos datos con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a MORECA S.A.S.
      
      No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. ii) Datos de naturaleza pública. iii) Casos de urgencia médica o sanitaria. iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. v) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
      
      
   7. PERSONALES NO SOLICITADOS Y TRATADOS MEDIANTE UN PRINCIPIO LEGÍTIMO O MEDIANTE AUTORIZACIÓN TACITA
      
      De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con MORECA S.A.S, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin el consentimiento previo y expreso para su Tratamiento. En estos casos, y ante la imposibilidad de solicitar la autorización previa para el Tratamiento de los Datos Personales, el Titular acepta que con el envío de la información autoriza el Tratamiento de sus datos en relación con la finalidad para la cual hayan sido enviados.
      
      Los casos en los que la autorización tácita aplica, incluyen, pero no se limitan al envío de información: i) personas que desean trabajar en MORECA SAS; ii) personas que desean solicitar un domicilio y/o reservas a través de la línea telefónica o de la página web de MORECA S.A.S; y, iii) personas que desean vincularse como proveedores de MORECA S.A.S.
      
      Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice y/o sea fácticamente posible, MORECA S.A.S solicitará la firma de la autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de la información. En todo caso, cuando no sea posible la obtención de dicha autorización, MORECA S.A.S garantizará que el Tratamiento que les dé a los Datos Personales, estará directamente relacionado con la finalidad para la cual han sido entregados por el Titular.
      
      
   8. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES
      
      MORECA S.A.S entiende que el Tratamiento de los Datos Personales de niños o adolescentes está permitido siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior y siempre y cuando su representante legal autorice su Tratamiento.
      
      
   9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
      
      MORECA S.A.S se compromete en evitar el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, cuando estos sean absolutamente necesarios, tendrá en cuenta:
      
      i. Informar al Titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.
      ii. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, que los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad específica del Tratamiento de estos datos.
      
      Así mismo MORECA S.A.S, se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
      
      ✓ Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
      ✓ Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
      ✓ Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
      ✓ Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
      ✓ El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
      ✓ El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
      
      
   10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
       
       MORECA S.A.S conservará un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores o clientes durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir Datos Personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios.
       
       Asimismo, MORECA S.A.S conservará información de contacto de terceros para el envío de noticias, actualización de información, invitaciones a eventos realizados o patrocinados por MORECA S.A.S, después de terminada su relación contractual, salvo solicitud de revocatoria para el Tratamiento de la información, caso en el cual, la información será eliminada para los fines mencionados.
       
       
   11. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y SU FINALIDAD
       
       A continuación, se presenta la clasificación de las bases de datos que tiene MORECA S.A.S y las finalidades asignadas a cada una de ellas:
       
       

12. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por MORECA S.A.S para:

1. Ejecutar sus actividades propias y cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares.
2. Ejecutar la relación contractual existente con trabajadores, proveedores, clientes y otros contactos comerciales.
3. Desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los trabajadores de MORECA S.A.S en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás derivadas de la relación laboral.
5. Registrar la información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
6. Verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
7. Ofrecer los productos y servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares.
8. Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los productos de los restaurantes pertenecientes a MORECA S.A.S.
9. Evaluar la calidad de los servicios, gestionar reservas y atender PQRs.
10. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con clientes, proveedores, contratistas y empleados y lograr una eficiente comunicación con éstos.
11. Satisfacer solicitudes de domicilios de cualquiera de los restaurantes pertenecientes a MORECA S.A.S.
12. Satisfacer solicitudes de reservas de cualquiera de los restaurantes pertenecientes a MORECA S.A.S.
13. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
14. Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa y establecimientos de comercio.
15. Cumplir disposiciones legales vigentes.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

• Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de MORECA S.A.S, tendrán los siguientes derechos:
  
  a. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. En cumplimiento de los principios que deben regir el Tratamiento de Datos Personales, MORECA S.A.S se compromete a realizar su mejor esfuerzo porque la información contenida en sus Bases de Datos sea exacta, completa y actualizada. Con este fin, MORECA S.A.S podrá solicitar a sus clientes, proveedores, contratistas y trabajadores que los actualicen de manera permanente.
  
  b. Derecho a solicitar prueba de la autorización: los Titulares de los Datos Personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo en los casos que la Ley exceptúa la autorización.
  
  c. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus Datos Personales, previa solicitud dirigida a MORECA S.A.S o a su Encargado.
  
  d. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato personal: los Titulares de Datos Personales podrán revocar la autorización otorgada a MORECA S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  
  e. Derecho a acceder a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán acceder de forma gratuita a los mismos.
  
  f. Derecho a presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Los Titulares de Datos Personales podrán elevar quejas ante la SIC, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento de datos.
  
  g. Los demás derechos dispuestos en la constitución, la ley y los decretos reglamentarios.

14. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

Para todos los efectos, el responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos al interior de MORECA S.A.S, Nit No. 901824453-8, con domicilio en la Calle 140 No. 18A-27 de Bogotá. Teléfono de contacto: 7022373. Correo electrónico: [email protected].

15. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

• a. Acceso o Consultas.
  
  i. Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a MORECA S.A.S, mediante correo electrónico a [email protected], o a través de correo postal remitido a la dirección: Calle 140 No. 18A-27, Bogotá Colombia, y en el que se identifique plenamente y describa de manera clara su petición.
  
  ii. La solicitud deberá contener como mínimo: fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica); para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  
  iii. MORECA S.A.S atenderá su petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.
  
  iv. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, MORECA S.A.S informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.
• b. Quejas y Reclamos
  
  i. El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido MORECA S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a [email protected], o a través de correo postal remitido a la dirección: Calle 140 No. 18A-27, Bogotá Colombia.
  
  ii. En la comunicación, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión de sus datos. En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de MORECA S.A.S, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.
  
  iii. La comunicación deberá contener como mínimo: fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica); para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  
  iv. En caso de que el reclamo resulte incompleto, MORECA S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, MORECA S.A.S entenderá que se ha desistido del reclamo.
  
  v. En caso de que MORECA S.A.S reciba un reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  
  vi. Una vez recibido el reclamo completo, MORECA S.A.S incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido
  
  vii. MORECA S.A.S atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  
  viii. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MORECA S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  
  c. Revocatoria de la autorización.
  
  i. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a MORECA S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. MORECA S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto MORECA S.A.S deberá dejar de tratar por completo los datos del titular; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, como por ejemplo para fines publicitarios, en cuyo caso MORECA S.A.S podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
  
  ii. El Titular de los datos puede revocar la autorización para el tratamiento de sus datos mediante un escrito dirigido MORECA S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a [email protected], o a través de correo postal remitido a la dirección: Calle 140 No. 18A-27, Bogotá Colombia.
  
  iii. La solicitud deberá contener como mínimo: fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica); para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  
  iv. MORECA S.A.S atenderá la revocatoria en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  
  v. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MORECA S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD

MORECA S.A.S está comprometida con la confidencialidad y privacidad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, los cuales se encontrarán bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte del público en general.

Con base en lo anterior, MORECA S.A.S garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

17. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente política rige a partir del 1 octubre de 2024.El periodo de vigencia de la base de datos de responsabilidad de MORECA S.A.S será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política.

Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar una nueva Política.

Carolina González Moreno
Gerente General
MORECA S.A.S